重新評估秘書角色定位,秘書必須自我提升,否則將被e化工具取代

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竹科一家跨國高科技企業總裁對秘書說:「我不在公司時,妳一定要在;我在公司時,妳更要在!」一語道破秘書在現今職場的身份不但是老闆的左右手,也是組織裡的關鍵人物。多數成功的企業家,身邊必定有位如影相隨的超級秘書,他們對秘書的價值觀是:包山包海,有求必應,聰慧機伶,助我順利管理企業而無後顧之憂。

 

中華人事主管協會資深講師 衛珮璇指出,受到高科技網際網路的衝擊,全球企業的經營模式隨勢而變。創新進步的e化行政作業工具,促使秘書脫離傳統工作範疇,邁向新的工作領域。在這轉型時刻,秘書應適時調整自己的角色功能,持續的學習、吸收與成長,才能跟上時代的腳步。轉型意指從傳統角色進階至e時代角色,從努力工作、處理雜事、打字、歸檔、接電話等例行工作提昇至創意工作、辦公室管理、電腦高手、參加專案管理、解決問題、領導改善方案、獨立作業、參加會議、整合資訊、參與高階層管理等等。秘書的潛能舉凡企劃、分析、執行力、溝通協調力、網絡人脈等亦逐漸浮現並得以發揮。企業主也發現,資深富經驗的秘書對維繫同仁向心力、團隊精神、及公司形象亦有一定的影響力。

 

衛珮璇提到,在觀賞歐美電影時,常有秘書角色情節出現,傳統中的秘書形象,不是妖嬌美麗花瓶型,就是鄰家大嬸婆婆媽媽型。然而,根據國際行政專業從業人員協會IAAP的專題報導,歐美企業已應職場形態的改變而從重新評估秘書的角色定位,建議企業將以下秘書能勝任的職能列入考量:辦公室訊息中心、擴展職能(採購辦公室文具及事務機、會議及活動企劃、製作簡報、督導資淺同仁、安排行程、獨立處理語音留言及電子郵件等),如果企業能提供適當的管理及技術面培訓給秘書,她們會更進一步呈現令人驚喜的附加價值。

 

中華人事主管協會執行長 林由敏指出,秘書的價值有多寬廣,是需要靠自己努力去開創的。平常要牢記多聽多看少講,在辦公室認真的對待每一位同仁,對直屬老闆尤其要盡全力支援,隨時待命,使命必達。平日一點一滴的累積實力,並像海綿一樣的吸收新知識,從學習中成長,機會永遠是留給準備好的人。秘書必須具備國際視野,才能跟得上時代,以「成就他人,實現自我」為生涯發展的左右銘,傑出而受賞識的秘書非妳莫屬!

 

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